The Human Machine · AI Back-Office Automation The Human Machine · Automatisation IA Back-Office

Let AI run
the back office.
Humans in the loop
only when it matters.

Laissez l'IA gérer
le back-office.
Alertez les humains
quand c'est nécessaire.

The Human Machine reads your emails, purchase orders, invoices, and documents — then executes actions in your ERP, CRM, and operational systems automatically when confidence is high, and escalates only when risk or judgment is required.

The Human Machine lit vos emails, bons de commande, factures et documents — puis exécute les actions dans votre ERP, CRM et systèmes opérationnels automatiquement quand la confiance est élevée, et n'alerte vos équipes que lorsque le risque ou le jugement sont nécessaires.

625h
monthly work automated
travail mensuel automatisé
3–5 FTE
capacity unlocked
capacité libérée
75%
auto-executed
auto-exécuté

Start with one workflow: order entry, billing, invoice matching, collections, or supplier confirmations.

Commencez par un workflow : saisie commandes, facturation, rapprochement, recouvrement ou confirmations fournisseurs.

Human Machine · Automation Feed
📧
Order from Maroc Distribution SARL
3 SKUs · 240 units · Customer matched · Price OK
AUTO ✓
📄
Invoice INV-0412 matched
PO-338 · Amount matches · No discrepancy
AUTO ✓
⚠️
Invoice INV-0413 — price mismatch
14,200 MAD vs quoted 11,900 MAD (+2,300)
REVIEW
💳
Payment advice — ACMA Group
3 invoices matched · 48,600 MAD allocated
AUTO ✓
📦
Supplier confirmation — SKU mismatch
REF-2201 not found in product master data
ESCALATE
70–90%
manual back-office work automated
du travail administratif automatisé
6 workflows
covered out of the box
workflows couverts nativement
7 ERPs
integrations supported
intégrations ERP supportées
20–40%
commercial capacity unlocked
de capacité commerciale libérée

The value is not pre-filling.
The value is autonomous execution.

La valeur n'est pas le pré-remplissage.
La valeur c'est l'exécution autonome.

Human Machine creates operating leverage by processing routine commercial transactions automatically and escalating only the minority of cases that need human judgment.

Human Machine crée du levier opérationnel en traitant automatiquement les transactions commerciales courantes et en n'escaladant que les cas minoritaires nécessitant un jugement humain.

🧮

Example ROI model

Exemple de modèle ROI

Where the business case starts

Là où le business case commence

Documents processed per monthDocuments traités par mois10,000
Avg handling time todayTemps de traitement moyen5 min
Monthly manual workTravail manuel mensuel833 hours
AI auto-executes 75%L'IA auto-exécute 75%625h saved
Economic value unlockedValeur économique libérée3–5 FTE
Additional upsideBénéfice additionnelBilling + leakage

Illustrative estimates for MVP positioning. Actual value depends on volume, ERP access, data quality, and automation confidence.

Estimations illustratives pour le positionnement MVP. La valeur réelle dépend du volume, de l'accès ERP, de la qualité des données et du niveau de confiance.

Revenue acceleration

Accélération des revenus

Bill faster. Collect faster.
Facturez plus vite. Encaissez plus vite.

Automatically create ERP-ready orders and invoices when data is complete, so revenue is not blocked by inboxes or manual checks.

Créez automatiquement des commandes et factures ERP dès que les données sont complètes, sans blocage par les boîtes mail ou les vérifications manuelles.

🛡️

Margin protection

Protection des marges

Catch leakage before it hits P&L
Détectez les fuites avant le P&L

Detect pricing errors, wrong discounts, overbilling, underbilling, missing fees, and credit note risks before approval or posting.

Détectez les erreurs de prix, remises incorrectes, sur/sous-facturation et risques d'avoirs avant approbation ou comptabilisation.

💰

Working capital impact

Impact sur le fonds de roulement

Reduce delays across order-to-cash
Réduisez les délais commande-encaissement

Automated order capture, billing readiness, payment matching, and dispute routing help reduce DSO and shorten reconciliation cycles.

La capture automatisée des commandes, la préparation à la facturation et le rapprochement des paiements réduisent le DSO et raccourcissent les cycles de réconciliation.

📈

Operating leverage

Levier opérationnel

Grow without adding admin headcount
Croissez sans augmenter les effectifs

Let AI execute routine transactions automatically and notify people only when risk, ambiguity, missing data, or approval thresholds are detected.

Laissez l'IA exécuter les transactions courantes automatiquement et notifier les personnes uniquement en cas de risque, d'ambiguïté ou de seuil d'approbation.

🔌

Connect fragmented commercial inputs

Connectez les entrées commerciales fragmentées

Emails, documents, Excel files, ERPs, CRMs, customer portals, supplier portals, and finance workflows become a unified commercial event stream.

Emails, documents, Excel, ERP, CRM, portails clients, portails fournisseurs et workflows finance deviennent un flux d'événements commercial unifié.

Execute routine actions automatically

Exécutez les actions courantes automatiquement

The AI matches the right customer, order, invoice, supplier, or payment, then executes the right action when confidence and business rules allow it.

L'IA associe le bon client, commande, facture, fournisseur ou paiement, puis exécute la bonne action quand la confiance et les règles métier le permettent.

🔔

Notify humans only for risk

Notifiez les humains uniquement pour le risque

People intervene when there is ambiguity, missing data, unusual value, approval threshold, financial risk, or customer sensitivity.

Les personnes interviennent en cas d'ambiguïté, de données manquantes, de valeur inhabituelle, de seuil d'approbation ou de risque financier.

Four workflows where The Human Machine
creates immediate economic impact.

Quatre workflows où The Human Machine
crée de la valeur économique immédiate.

The Human Machine starts where commercial, operations, and customer teams lose time every day.

The Human Machine commence là où les équipes commerciales, opérations et service client perdent du temps chaque jour.

🛒
Commercial Order Management
Gestion des commandes commerciales
From customer emails to automatically created ERP sales orders
Des emails clients aux commandes ERP créées automatiquement
Before

Customer orders arrive by email, Excel, PDF or WhatsApp. Sales teams manually retype SKUs, quantities, prices, and delivery dates into the ERP.

Les commandes arrivent par email, Excel, PDF ou WhatsApp. Les équipes ressaisissent manuellement les références, quantités, prix et dates dans l'ERP.

After

Human Machine extracts the order, validates references, checks price and stock rules, then creates the ERP sales order automatically when confidence is high.

Human Machine extrait la commande, valide les références, vérifie prix et stock, puis crée la commande ERP automatiquement quand la confiance est élevée.

💰 Economic impactImpact économique

70–90% less manual order entry, fewer wrong orders, faster confirmation, higher volume without adding sales admin headcount.

70–90% de saisie manuelle en moins, moins d'erreurs, confirmation plus rapide, volume plus élevé sans augmenter les effectifs.

🧾
Billing & Revenue Operations
Facturation & opérations de revenus
From billing evidence to automatic invoice creation
Des preuves de livraison à la création automatique de factures
Before

Teams manually collect order confirmations, delivery evidence, and pricing files before creating invoices or credit notes in the ERP.

Les équipes collectent manuellement les confirmations de commande, preuves de livraison et fichiers de prix avant de créer les factures dans l'ERP.

After

The AI identifies what is ready to bill, validates supporting evidence, checks pricing rules, creates the invoice draft automatically, and escalates only exceptions.

L'IA identifie ce qui est prêt à facturer, valide les preuves, vérifie les règles de prix, crée le brouillon automatiquement et n'escalade que les exceptions.

💰 Economic impactImpact économique

Shorter billing cycle, reduced unbilled revenue, fewer month-end bottlenecks, and direct cash-flow acceleration.

Cycle de facturation plus court, revenus non facturés réduits, moins de blocages en fin de mois et accélération directe du cash-flow.

🎯
Sales Operations & CRM
Opérations commerciales & CRM
From inbound emails to automatically updated CRM opportunities
Des emails entrants aux opportunités CRM mises à jour automatiquement
Before

Sales reps manually log calls, update deal stages, create contacts, and paste email content into Salesforce or HubSpot after every interaction.

Les commerciaux saisissent manuellement les appels, mettent à jour les étapes, créent des contacts et copient les emails dans Salesforce ou HubSpot après chaque interaction.

After

Human Machine reads commercial emails, extracts intent, contact info, and deal context — then creates or updates the CRM record automatically, logs the interaction, and flags the rep only if action is needed.

Human Machine lit les emails commerciaux, extrait l'intention, les informations de contact et le contexte — puis crée ou met à jour le CRM automatiquement, journalise l'échange et n'alerte le commercial que si une action est requise.

💰 Economic impactImpact économique

More CRM data without data entry burden, faster lead response, better pipeline visibility, and sales reps focused on selling rather than logging.

Plus de données CRM sans charge de saisie, réponse aux prospects plus rapide, meilleure visibilité pipeline et commerciaux concentrés sur la vente plutôt que sur l'administration.

📦
Procurement & Supplier Operations
Achats & opérations fournisseurs
From supplier confirmations to automatically updated purchase orders
Des confirmations fournisseurs aux bons de commande mis à jour automatiquement
Before

Supplier confirmations, substitutions, price changes, and delivery changes are buried in emails. Procurement teams manually update POs and inform internal teams.

Les confirmations, substitutions, changements de prix et de livraison sont noyés dans les emails. Les équipes achats mettent à jour manuellement les BC et informent les équipes.

After

The AI reads supplier communications, compares with original POs, automatically updates low-risk confirmations, and alerts buyers only when terms changed beyond tolerance.

L'IA lit les communications fournisseurs, compare avec les BC originaux, met à jour automatiquement les confirmations sans risque et alerte les acheteurs en cas d'écart.

💰 Economic impactImpact économique

Reduced procurement admin workload, fewer stock issues, and faster supplier response management.

Charge administrative achats réduite, moins de problèmes de stock et gestion plus rapide des réponses fournisseurs.

From messy input to automatic action across your systems.

De l'entrée désordonnée à l'action automatique dans vos systèmes.

The goal is not to create another task list. The goal is to execute clean transactions automatically and show humans only what requires judgment.

L'objectif n'est pas de créer une nouvelle liste de tâches. L'objectif est d'exécuter les transactions propres automatiquement et de ne montrer aux humains que ce qui requiert du jugement.

1
Input
Entrée
Customer email: "Please order 120 units of SKU A-442 and 80 units of SKU B-118 for delivery next Thursday. PO attached."
AI detects
L'IA détecte
New sales order · Customer matched · 2 SKUs · Delivery date Thursday · PO attached
Actions
Actions
Create ERP sales order automatically
Créer la commande ERP automatiquement
Validate price and stock
Valider le prix et le stock
Notify human only if price, stock, or customer data is abnormal
Notifier l'humain uniquement si prix, stock ou données client sont anormaux
Business value
Valeur métier

Cuts order entry workload and accelerates revenue capture without waiting for manual processing.

Réduit la charge de saisie des commandes et accélère la capture des revenus sans attendre un traitement manuel.

2
Input
Entrée
Excel order file: 42 SKUs, 3 lines missing customer reference, 5 quantities above usual monthly average.
Fichier Excel de commande : 42 références, 3 lignes sans référence client, 5 quantités supérieures à la moyenne mensuelle habituelle.
AI detects
L'IA détecte
Bulk order · 42 lines · 3 missing references · 5 unusual quantities
Commande groupée · 42 lignes · 3 références manquantes · 5 quantités inhabituelles
Actions
Actions
Auto-import the 34 clean lines
Importer automatiquement les 34 lignes propres
Escalate missing references
Escalader les références manquantes
Request approval for unusual quantities
Demander l'approbation pour les quantités inhabituelles
Business value
Valeur métier

Automation continues for clean data while humans focus only on risky lines.

L'automatisation se poursuit pour les données propres pendant que les humains se concentrent uniquement sur les lignes risquées.

3
Input
Entrée
Invoice PDF: customer was billed 12,450 MAD, but approved quote is 10,900 MAD.
Facture PDF : le client a été facturé 12 450 MAD, mais le devis approuvé est de 10 900 MAD.
AI detects
L'IA détecte
Invoice mismatch · Quote discrepancy · Potential overbilling 1,550 MAD
Écart facture · Divergence devis · Surfacturation potentielle 1 550 MAD
Actions
Actions
Stop automatic posting
Bloquer la comptabilisation automatique
Create billing review task with evidence
Créer une tâche de révision de facturation avec preuves
Attach quote for comparison
Joindre le devis pour comparaison
Business value
Valeur métier

Protects customer trust, avoids credit note rework, and reduces revenue leakage.

Protège la confiance client, évite les avoirs correctifs et réduit les fuites de revenus.

4
Input
Entrée
Supplier email: "PO-9087 will ship 60 units instead of 80. Remaining quantity next week."
Email fournisseur : "BC-9087 livrera 60 unités au lieu de 80. Le reste la semaine prochaine."
AI detects
L'IA détecte
Supplier short confirmation · PO-9087 · 20 units delayed · planning risk
Confirmation partielle fournisseur · BC-9087 · 20 unités différées · risque planning
Actions
Actions
Update expected receipt if within tolerance
Mettre à jour la réception prévue si dans la tolérance
Alert procurement owner
Alerter le responsable achats
Create supplier follow-up task
Créer une tâche de suivi fournisseur
Business value
Valeur métier

Keeps ERP data current and prevents sales teams from promising unavailable stock.

Maintient les données ERP à jour et évite que les équipes commerciales promettent du stock indisponible.

5
Input
Entrée
Customer email: "We paid invoices INV-1022 and INV-1024. Deducted 1,200 MAD for damaged items. Proof attached."
Email client : "Nous avons réglé les factures FAC-1022 et FAC-1024. Déduit 1 200 MAD pour articles endommagés. Justificatif joint."
AI detects
L'IA détecte
Payment advice · 2 invoices referenced · Deduction claim 1,200 MAD · Evidence attached
Avis de paiement · 2 factures référencées · Réclamation déduction 1 200 MAD · Justificatif joint
Actions
Actions
Match payment to invoices
Rapprocher le paiement aux factures
Auto-allocate undisputed amount
Allouer automatiquement le montant non contesté
Escalate deduction claim for review
Escalader la réclamation de déduction pour révision
Business value
Valeur métier

Accelerates cash allocation while keeping disputed amounts under control.

Accélère l'allocation de trésorerie tout en gardant les montants contestés sous contrôle.

6
Input
Entrée
Store request: "Casablanca store needs urgent replenishment for 18 SKUs. Current shelf stock attached in Excel."
Demande magasin : "Le magasin de Casablanca a besoin d'un réapprovisionnement urgent pour 18 références. Stock en rayon actuel joint en Excel."
AI detects
L'IA détecte
Store replenishment · 18 SKUs · Stock evidence attached · urgent priority
Réapprovisionnement magasin · 18 références · Preuve de stock jointe · priorité urgente
Actions
Actions
Auto-create replenishment draft
Créer automatiquement le brouillon de réapprovisionnement
Check ERP stock availability
Vérifier la disponibilité du stock ERP
Escalate only unavailable SKUs
Escalader uniquement les références indisponibles
Business value
Valeur métier

Reduces lost sales by accelerating store support and replenishment decisions.

Réduit les ventes perdues en accélérant le support magasin et les décisions de réapprovisionnement.

Auto-execute the clean work.
Escalate only the risky work.

Exécutez automatiquement le travail propre.
Escaladez uniquement le travail risqué.

The Human Machine is not a passive assistant. It is an execution layer with confidence scoring, business rules, approval thresholds, audit trail, and risk-based human intervention.

Human Machine n'est pas un assistant passif. C'est une couche d'exécution avec scoring de confiance, règles métier, seuils d'approbation, piste d'audit et intervention humaine basée sur le risque.

1
📥

Capture

Capturer

Connect email inboxes, documents, Excel files, ERP exports, CRM data, customer portals, supplier portals, and internal forms.

Connectez les boîtes mail, documents, fichiers Excel, exports ERP, données CRM, portails clients et fournisseurs et formulaires internes.

2
🔍

Understand

Comprendre

AI classifies the input, extracts relevant fields, identifies the business object, and matches it with customers, orders, invoices, suppliers, or payments.

L'IA classe l'entrée, extrait les champs pertinents, identifie l'objet métier et l'associe aux clients, commandes, factures, fournisseurs ou paiements.

3
🧠

Decide

Décider

The system checks confidence, business rules, tolerances, approvals, duplicate risk, pricing risk, and financial impact.

Le système vérifie la confiance, les règles métier, les tolérances, les approbations, les risques de doublon, de prix et d'impact financier.

4

Execute or escalate

Exécuter ou escalader

High-confidence actions are executed automatically. Humans are notified only when risk, ambiguity, missing data, or approval thresholds are detected.

Les actions à haute confiance sont exécutées automatiquement. Les humains sont notifiés uniquement en cas de risque, d'ambiguïté, de données manquantes ou de seuil d'approbation.

5
📊

Measure

Mesurer

Track automation rate, exceptions, hours saved, revenue leakage recovered, order-to-cash speed, and working capital impact.

Suivez le taux d'automatisation, les exceptions, les heures économisées, les fuites de revenus récupérées, la vitesse commande-encaissement et l'impact sur le fonds de roulement.

Not everything gets automated.
That's the point.

Tout n'est pas automatisé.
C'est précisément l'objectif.

Human Machine applies a risk-based decision model. The goal isn't maximum automation — it's maximum value with maximum trust.

Human Machine applique un modèle de décision basé sur le risque. L'objectif n'est pas l'automatisation maximale — c'est la valeur maximale avec une confiance maximale.

🟢 AUTO-EXECUTE

Execute silently

Exécution silencieuse

High confidence, all rules satisfied, no risk flags. Action is performed in your ERP, CRM, or target system and logged. No human intervention needed.

Confiance élevée, toutes les règles satisfaites, aucun signal de risque. L'action est exécutée dans votre ERP, CRM ou système cible et journalisée. Aucune intervention humaine.

  • Customer matched (>95%)
  • Client associé (>95%)
  • Price within tolerance
  • Prix dans la tolérance
  • No duplicate detected
  • Pas de doublon détecté
🟡 QUICK APPROVAL

One-click review

Validation en un clic

Medium confidence or minor exception. Draft created — human sees the proposed action with evidence and approves or edits in seconds.

Confiance moyenne ou exception mineure. Brouillon créé — l'humain voit l'action proposée avec preuves et approuve ou modifie en quelques secondes.

  • Minor price variance
  • Écart de prix mineur
  • Partial data available
  • Données partiellement disponibles
  • New SKU reference
  • Nouvelle référence produit
🔴 ESCALATE

Human required

Intervention humaine requise

High risk, missing data, unusual value, approval threshold, or compliance flag. Full context, evidence, and recommendation delivered to the right person.

Risque élevé, données manquantes, valeur inhabituelle ou seuil d'approbation. Contexte complet, preuves et recommandation transmis à la bonne personne.

  • Invoice amount mismatch
  • Écart de montant facture
  • Credit limit exceeded
  • Limite de crédit dépassée
  • Compliance or tax flag
  • Alerte conformité / TVA

The Human Machine connects to the tools your business already uses.

The Human Machine se connecte aux outils que votre entreprise utilise déjà.

Start with email. Then connect your ERP (Odoo, SAP, Sage, Dynamics), your CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), your helpdesk (Zendesk, Freshdesk), finance tools, procurement platforms, and customer or supplier portals — through APIs, webhooks, files, or integration partners.

Commencez par l'email. Connectez ensuite votre ERP (Odoo, SAP, Sage, Dynamics), votre CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), votre helpdesk (Zendesk, Freshdesk), vos outils finance, plateformes d'achats et portails clients ou fournisseurs — via APIs, webhooks, fichiers ou partenaires d'intégration.

Email PDF Excel Odoo Sage X3 SAP Business One Microsoft Dynamics SAP S/4HANA CRM Salesforce HubSpot Pipedrive Zendesk Freshdesk Customer portalsPortails clients Supplier portalsPortails fournisseurs Finance toolsOutils finance WhatsApp Bank filesFichiers bancaires

Built for finance and
commercial teams to trust

Conçu pour être approuvé
par les équipes finance et commerce

🔍

Full audit trail

Traçabilité complète

Every action shows source document, extracted fields, confidence score, rules applied, and ERP result. Nothing is invisible.

Chaque action affiche le document source, les champs extraits, le score de confiance, les règles appliquées et le résultat ERP. Rien n'est invisible.

⚙️

Configurable business rules

Règles métier configurables

You define confidence thresholds, price tolerances, approval limits, and escalation routes. Human Machine follows your rules, not a generic playbook.

Vous définissez les seuils de confiance, tolérances de prix, limites d'approbation et routes d'escalade. Human Machine suit vos règles, pas un playbook générique.

🛡️

Your systems stay the source of truth

Vos systèmes restent la source de vérité

The Human Machine never bypasses your systems. It sits as an intelligent execution layer around your ERP, CRM, and operational tools — your data, processes, and controls stay intact.

The Human Machine ne contourne jamais vos systèmes. Il agit comme une couche d'exécution intelligente autour de votre ERP, CRM et outils opérationnels — vos données, processus et contrôles restent intacts.

📉

Economic impact measured

Impact économique mesuré

A real-time dashboard tracks hours saved, automation rate, errors detected, revenue leakage found, and FTE capacity unlocked.

Un tableau de bord en temps réel suit les heures économisées, le taux d'automatisation, les erreurs détectées, les fuites de revenus identifiées et les ETP libérés.

Audit trail — last 5 actions

Journal d'audit — 5 dernières actions

Order SO-1204 — Maroc Distrib.
98%
Auto ✓
Invoice INV-0410 matched PO-334
97%
Auto ✓
Order SO-1205 — minor price gap
Cde SO-1205 — écart prix mineur
81%
Approved
Approuvé
Payment 48,600 MAD — 3 invoices
99%
Auto ✓
INV-0413 — price mismatch escalated
FAC-0413 — écart prix escaladé
62%
→ Fatima Z.
→ Fatima Z.
4/5
Auto-executed
Auto-exécutés
100%
Traceable
Traçables
0
Errors missed
Erreurs manquées

Book a discovery call with The Human Machine

Réserver un appel découverte avec The Human Machine

What happens in a diagnosis?

Qu'est-ce qu'un diagnostic d'automatisation ?

We spend 45 minutes with your operations team. We map your highest-volume manual workflows — orders, invoices, price requests, claims — estimate the economic impact, and identify the first workflow to automate.

No commitment. No generic pitch.

Nous passons 45 minutes avec votre équipe opérationnelle ou finance. Nous cartographions vos workflows manuels à fort volume, estimons l'impact économique, et identifions la première automatisation qui apporterait le plus de valeur.

Aucun engagement requis. Pas de pitch générique.

  • Workflow mapping in 45 minutes
  • Cartographie en 45 minutes
  • Custom ROI estimate for your business
  • Estimation ROI personnalisée
  • Pilot proposal if there's a fit
  • Proposition de pilote si pertinent
  • Available in Casablanca, remote, or GCC
  • Disponible à Casablanca, à distance ou GCC
✅ Thank you! We'll be in touch within 24 hours. ✅ Merci ! Nous vous répondrons dans les 24 heures.

Or email directly: o.elkouhene@freterium.com

Ou écrivez directement : o.elkouhene@freterium.com